Ein medizinischer Kongress, eine Konferenz oder ein wissenschaftliches Symposium ist eine hervorragende Gelegenheit, das Wissen zu erweitern und Erfahrungen zwischen Fachleuten der Branche auszutauschen. Ähnlich verhält es sich mit Workshops für Studenten – solche Treffen ermöglichen es, die Kompetenzen zu steigern und den Beruf aus praktischer Sicht kennenzulernen. Die Vorbereitung solcher Veranstaltungen erfordert gute Organisation. Wenn du bald mit dieser Aufgabe konfrontiert wirst, handle schrittweise. Um nichts zu übersehen, erstelle eine Liste der zu erledigenden Aufgaben. Weißt du nicht, wo du anfangen sollst? Wir haben eine Zusammenstellung der wichtigsten Punkte erstellt, um die du dich kümmern musst. Mit Hilfe der folgenden Liste sollte alles reibungsloser ablaufen.
Organisation einer medizinischen Konferenz – worauf muss man achten?
Wenn es in deinem Aufgabenbereich liegt, die Aufgaben im Zusammenhang mit der Organisation der Konferenz zu erfüllen, musst du wahrscheinlich:
- Referenten einladen und sie rechtzeitig über die Veranstaltung informieren, damit sie die Reise bei der Planung ihres Zeitplans berücksichtigen können. In der Medizinbranche ist es schwierig, freie Zeit zu finden, und Fachärzte haben oft Termine für Eingriffe und Operationen, die Monate im Voraus festgelegt sind. Es ist gut, dies im Hinterkopf zu behalten und nebenbei auch ein paar weitere Personen zu fragen, ob sie bereit wären, zu sprechen, für den Fall, dass einige von ihnen aufgrund von Verpflichtungen absagen.
- Sich um den Ticketverkauf und die Registrierung der Teilnehmer kümmern – hier können spezielle Plattformen zum Ticketverkauf hilfreich sein. Wenn du möchtest, kannst du dies auch selbst und zu deinen eigenen Bedingungen tun.
- Versuchen, Sponsoren zu finden, die die Veranstaltung finanzieren. Es sei denn, du oder dein Unternehmen decken die Kosten der Veranstaltung. Viel hängt davon ab, ob du eine große, öffentlich zugängliche Veranstaltung für „Außenseiter“ oder ein Training in kleinem Rahmen für Mitarbeiter einer bestimmten medizinischen Einrichtung oder Angehörige von medizinischen Berufen / Rettungsdiensten / Pflegeorganisatoren planst.
- Eine Agenda und Informationsmaterialien (z. B. Faltblätter, Broschüren) vorbereiten, in denen unter anderem der Tagesablauf, alle Diskussionspanels und Pausen aufgelistet sind und kurze Beschreibungen der Referenten enthalten sind.
- Für Catering sorgen, damit die Teilnehmer während der Vorträge etwas trinken und essen können.
- Einen Raum sowie Multimedia-Ausrüstung mieten und sie vor Ort transportieren. Eine deutlich bessere Lösung wäre die Nutzung von Räumen, die speziell für die Durchführung solcher Veranstaltungen geeignet sind, und solche gibt es in unserem Objekt.
Bedingungen, die wir den Konferenzorganisatoren bieten
Mit unserer Unterstützung wird die Vorbereitung einer medizinischen Konferenz oder Workshops für Studenten einfacher und minimiert die Anzahl der zu erledigenden Aufgaben. In unserem Hotel stehen mehrere unterschiedlich große Konferenzräume zur Vermietung zur Verfügung. Jeder von ihnen ist mit Multimedia-Ausrüstung wie Projektoren, Bildschirmen, Beschallung und hochwertiger Beleuchtung ausgestattet. Darüber hinaus kann die Restaurantküche Snacks, warme Mittagessen oder Abendessen für die Gäste zubereiten. Du musst nur den Umfang der Zusammenarbeit mit uns klären, und wir kümmern uns um alles.
Du hast die Wahl zwischen 4 verschiedenen Räumen mit einer Fläche von 42 m² bis 128 m², die Platz für 40 bis 180 Personen bieten. Wenn du eine wirklich große Veranstaltung planst, kannst du das Kongresszentrum nutzen, in dem etwa 400 Personen bequem Platz finden. In den Räumen können wir eine der drei Stuhlarrangements verwenden: in Form eines Theaters, mit einem großen Konferenztisch und einzelnen Tischen. Du entscheidest, welches Layout für die geplante Veranstaltung am besten geeignet ist.
Das Kongresszentrum ist ein großes Zimmer mit einer Bühne, das wir mit Hilfe von mobilen, schalldichten Wänden in drei kleinere Räume unterteilen können, jeder mit einem eigenen Multimedia-System. Mit dieser Lösung können drei Diskussionspanels gleichzeitig durchgeführt werden, was nicht nur eine bessere Nutzung der Zeit ermöglicht, sondern auch eine größere thematische Vielfalt gewährleistet.
Was noch? In unserem Hotel gibt es zwei Restaurants und ein Café im Freien, wo man nicht nur lecker essen, sondern auch geschäftliche Treffen vereinbaren kann. Im Gebäude gibt es auch einen Wellness- und SPA-Bereich, in dem man sich nach einem ganzen Tag voller Vorträge entspannen kann. Wir sind uns sicher, dass die eingeladenen Gäste diese Möglichkeit zu schätzen wissen und sie gerne nutzen werden.
Zusammenfassend, wenn du möchtest, dass die Konferenz prestigeträchtig ist, einen hohen Standard aufweist und die Gäste alle Annehmlichkeiten geboten bekommen, organisiere die Veranstaltung in einem der verfügbaren Räume unseres Hotels! Wir bereiten den Raum nach den Vorgaben vor, bereiten die Mahlzeiten zu, und wenn dies erforderlich ist, stellen wir das Hotel exklusiv zur Verfügung und/oder sorgen für die Unterbringung der Gäste.
