Kongres medyczny, konferencja czy naukowe sympozjum to doskonała okazja do poszerzenia wiedzy i wymiany doświadczeń między specjalistami z branży. Podobnie ma się sprawa z warsztatami dla studentów – takie spotkania pozwalają podnieść kompetencje i poznać fach od praktycznej strony. Przygotowanie tego rodzaju wydarzenia wymaga dobrej organizacji. Jeśli już niebawem przyjdzie ci się zmierzyć z tym zadaniem, działaj etapami. A żeby niczego nie pominąć, przygotuj listę spraw do załatwienia. Nie wiesz od czego zacząć? Sporządziliśmy zestawienia najistotniejszych kwestii, o jakie trzeba zadbać. Posiłkując się poniższym spisem, wszystko powinno pójść sprawniej.
Organizacja konferencji medycznej – o co trzeba zadbać?
Jeśli w twojej gestii leży wypełnienie zadań związanych z organizacją konferencji, to najprawdopodobniej będziesz zobligowany:
- Zaprosić prelegentów i odpowiednio wcześnie poinformować ich o wydarzeniu, by mogli uwzględnić wyjazd przy planowaniu grafiku. W branży medycznej ciężko o wolny czas, a lekarze specjaliści niejednokrotnie mają ustalone terminy zabiegów i operacji na kilka miesięcy wprzód. Dobrze mieć to na uwadze i przy okazji zapytać o chęć wystąpienia parę osób więcej, na wypadek gdyby część z nich odmówiła udziału z powodu zobowiązań.
- Zająć się sprzedażą biletów i rejestracją uczestników – tu pomocne mogą okazać się specjalne platformy do sprzedaży wejściówek. Ale jeśli chcesz, możesz zająć się tym na własną rękę i na własnych warunkach.
- Postarać się o sponsorów, którzy sfinansują wydarzenie. Chyba że ty lub twoja firma pokryjecie koszty eventu. Sporo zależy od tego, czy organizujesz duże, ogólnodostępne wydarzenie, także dla osób „z zewnątrz”, czy szkolenie w kameralnym gronie, dla kadry z konkretnej placówki medycznej lub studentów kierunków medycznych / ratownictwa / pielęgniarstwa.
- Przygotować agendę i materiały informacyjne (np. ulotki, broszury), w których m.in. zostanie przedstawiony harmonogram dnia, wyszczególnione zostaną wszystkie panele dyskusyjne oraz przerwy, a także znajdą się krótkie opisy sylwetek prelegentów.
- Zadbać o catering, by uczestnicy mogli się napić i coś zjeść w trakcie wykładów.
- Wynająć miejsce oraz sprzęt multimedialny i przetransportować go na miejsce. Choć zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z sal odpowiednio przystosowanych pod obsługę tego typu wydarzeń, a takie można znaleźć na terenie naszego obiektu.
Warunki, jakie zapewniamy organizatorom konferencji
Z naszym wsparciem przygotowanie konferencji medycznej lub warsztatów dla studentów stanie się łatwiejsze i ograniczy do minimum ilość niezbędnych zadań do wykonania. Na terenie naszego hotelu funkcjonuje kilka różnej wielkości sal konferencyjnych na wynajem. Każda z nich wyposażona jest w sprzęt multimedialny: rzutniki, ekrany, nagłośnienie oraz doskonałej jakości oświetlenie. Co więcej, restauracyjna kuchnia może przygotować dla gości przekąski, ciepły obiad lub kolację. Wystarczy ustalić z nami zakres współpracy, a my wszystkim się zajmiemy.
Do dyspozycji masz 4 różne sale o powierzchni od 42 m2 do 128 m2, które są w stanie pomieścić od 40 do 180 osób. Jeśli planujesz naprawdę duże wydarzenie, możesz skorzystać z Centrum Kongresowego, gdzie wygodnie może usiąść ok. 400 osób. W salach możemy zastosować jeden z trzech układów krzeseł: w formie widowni, z dużym stołem konferencyjnym i pojedynczymi stolikami. To ty decydujesz, które z nich będzie odpowiednie dla planowanego wydarzenia.
Centrum Kongresowe to ogromne pomieszczenie ze sceną, które z pomocą mobilnych, dźwiękoszczelnych ścian jesteśmy w stanie podzielić na trzy mniejsze sale, każda z niezależnym systemem multimedialnym. Dzięki takiemu rozwiązaniu można prowadzić trzy panele dyskusyjne jednocześnie i przez to nie tylko lepiej zagospodarować czas, ale i zapewnić większą różnorodność tematyczną.
Co jeszcze? Na terenie naszego hotelu działają dwie restauracje i kawiarnia na zewnątrz, gdzie można nie tylko pysznie zjeść, ale i umówić się na biznesowe spotkanie. W budynku funkcjonuje także strefa wellness i SPA, w której można się odprężyć po całodniowych wykładach. Jesteśmy pewni, że zaproszeni goście docenią taką możliwość i chętnie z niej skorzystają.
Reasumując, jeśli chcesz, by konferencja była prestiżowa, odznaczała się wysokim standardem, a goście mieli zapewnione wszelkie wygody, zorganizuj wydarzenie w jednej z sal dostępnych w naszym hotelu! Przygotujemy pomieszczenie wedle wytycznych, przyrządzimy posiłki, a jeśli pojawi się taka potrzeba – udostępnimy hotel na wyłączność i/lub zapewnimy gościom zakwaterowanie.
